De werkkostenregeling: Heeft u al gekozen?

Danielle Kneppel

Met ingang van 1 januari 2011 is de werkkostenregeling (WKR) ingevoerd. De regeling houdt in dat u niet onbeperkt onbelast vergoedingen en verstrekkingen kunt geven aan werknemers. Zaken als kerstpakketten, fietsen en bedrijfsfitness kunnen hiermee binnen de perken gehouden worden. Dit in tegenstelling tot de oude regeling, waarin bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast en onbeperkt aan werknemers konden worden verstrekt.

U bent als werkgever (nog) niet verplicht om de WKR te hanteren. Tot en met 2013 kunt u er jaarlijks voor kiezen over te stappen naar de WKR dan wel de oude regeling toe te passen. De keuze hoeft u niet bij de fiscus kenbaar te maken, maar moet blijken uit uw administratie. Vanaf 1 januari 2014 is toepassing van de WKR verplicht.

Kiest u of heeft u al gekozen voor de WKR, dan mag u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers (de vrije ruimte). Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of vrijgesteld loon zijn (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij ontslag), vallen niet onder de regeling. Verder zijn er bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die wel loon zijn, maar die toch onbelast vergoed kunnen worden en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dit geldt voor de gerichte vrijstellingen en de nihilwaarderingen. De gerichte vrijstellingen zijn vrijstellingen die nu ook al bestaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan abonnementen voor het reizen met openbaar vervoer, maaltijden als gevolg van overwerk en kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van dienstreizen. Nihilwaarderingen gelden alleen voor bepaalde loonbestanddelen in natura. Denk daarbij bijvoorbeeld aan inrichting van de werkplek, ter beschikking gestelde werkkleding en de ter beschikking gestelde mobiele telefoon/smartphone/blackberry als het zakelijk gebruik meer dan 10% is.

Voor alle overige vergoedingen en verstrekkingen geldt dat u zelf aanwijst of deze onder de WKR vallen of niet. Deze keuze kan per werknemer verschillen. Wanneer de vergoeding of de verstrekking onder de vrije ruimte valt, betaalt u hierover geen loonbelasting. Over vergoedingen en verstrekkingen die de vrije ruimte overstijgen, betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Vergoedingen of verstrekkingen die niet zijn aangewezen, worden behandeld als loon van de werknemer en dus normaal belast.

Inmiddels zijn de eerste ervaringen met de WKR bekend. Hoewel de regeling is ingevoerd om de systematiek van de vrije vergoedingen en verstrekkingen te vereenvoudigen en daarmee de administratieve lasten te verlichten, zijn de eerste berichten niet positief. Het blijkt dat bedrijven die een optelsom maken van de vergoedingen en verstrekkingen die zij op dit moment belastingvrij toekennen, veelal niet uitkomen op de forfaitaire ruimte van maximaal 1,4% van de totale loonsom. Dit betekent dat een werkgever die de WKR toepast ofwel zelf de eindheffing van 80% moet gaan betalen, dan wel resterende vergoedingen en verstrekkingen niet aanwijst waardoor deze worden belast bij de werknemers.

De laatste optie lijkt voor werkgevers financieel de meest aantrekkelijke optie. Echter deze optie brengt een ander probleem met zich mee. Werknemers die in het verleden gebruik hebben kunnen maken van de belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen, zullen zich op het standpunt kunnen stellen dat deze vergoedingen en verstrekkingen arbeidsvoorwaarden zijn (geworden). Tevens zullen deze werknemers zich op het standpunt kunnen stellen dat zij niet akkoord gaan met een wijziging van hun arbeidsvoorwaarden en dat deze voorwaarden niet eenzijdig gewijzigd kunnen worden. Ook kan er discussie ontstaan wanneer bepaalde vergoedingen en verstrekkingen wel in de vrije ruimte komen te vallen en andere niet. Werknemers die door de aanwijzing van hun werkgever worden benadeeld, kunnen een beroep doen op goed werkgeverschap. Het is de vraag hoe een rechter in de praktijk zal gaan oordelen over dergelijke claims.

De inwerkingtreding van de WKR zal de bestaande arbeidsvoorwaarden ten aanzien van vrije vergoedingen en verstrekkingen niet teniet doen. Ook geeft de wetswijziging zelf onvoldoende aanknopingspunten om tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden over te gaan. Om bovengenoemde claims te voorkomen althans zoveel mogelijk te beperken, verdient het aanbeveling om nu alvast te anticiperen op de definitieve inwerkingtreding van de WKR met ingang van 1 januari 2014. U kunt nu alvast inschatten hoeveel vrije ruimte u heeft en of dit voldoende is om het beleid te voeren dat u wenst. Mocht er onvoldoende ruimte zijn, dan is het zaak om de huidige arbeidsvoorwaarden onder de loep te nemen en te proberen aan te passen. Daarnaast verdient het aandacht om bestaande arbeidsovereenkomsten te scannen. Het (laten) opstellen van nieuwe arbeidsovereenkomsten op basis waarvan arbeidsvoorwaarden te zijner tijd gemakkelijker gewijzigd kunnen worden, kan u in de toekomst veel tijd en geld besparen. Of u nu al heeft gekozen voor de WKR of niet, de WKR noopt u na te denken over uw arbeidsvoorwaarden(beleid).

Danielle Kneppel

e-mail: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.