Een geldige Verklaring Omtrent Gedrag of toch niet?

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd attendeerde werkend Nederland deze maand (augustus 2019) erop dat er valse Verklaringen Omtrent Gedrag in omloop zijn. Het dringende advies aan werkgevers is om te controleren of er vervalste verklaringen in het personeelsdossier zitten. Maar wat nu als in het personeelsdossier “ineens” een vervalste verklaring zit? 

Verklaring Omtrent Gedrag

Een Verklaring Omtrent Gedrag is een verklaring van het Ministerie van Justitie en Veiligheid waaruit blijkt dat er geen (bekende) bezwaren zijn om een specifieke taak of functie door de desbetreffende werknemer te laten uitvoeren. De screeningsautoriteit Justitiële Uitvoeringsdienst Toetsing, Integriteit en Screening (bekend onder de naam: “Justis”) voert het onderzoek uit.  
Voor het uitvoeren van een aantal functies is een dergelijke verklaring wettelijk verplicht, zoals in zorginstellingen of in het onderwijs. Ingeval een Verklaring Omtrent Gedrag niet wettelijk verplicht is voor het vervullen van een functie of specifieke taak, dan zal een werkgever een gerechtvaardigd belang moeten hebben om een dergelijke aanvraag te kunnen laten doen, waarover de werknemer moet worden geïnformeerd. 
Werkgevers nemen echter steeds vaker genoegen met een digitale kopie van de Verklaring Omtrent Gedrag, waardoor het voor kwaadwillende werknemers mogelijk wordt om een vervalsing aan te leveren. Net als bij diploma’s kan een werkgever geen zekerheid hebben over de echtheid als hij niet verder gaat dan het opvragen van een digitale kopie. Dit terwijl een werkgever de Verklaring Omtrent Gedrag op echtheid moet controleren. 

Ontslag?

Als een werknemer een valse verklaring heeft afgegeven kan dit verstrekkende gevolgen hebben, zowel voor de werkgever als werknemer. Vooral nu een dergelijke verklaring pas wordt afgegeven nadat de arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen. 
Voor de werknemer kan dit leiden tot een beëindiging van de arbeidsovereenkomst of zelfs een ontslag op staande voet. De wetgever heeft namelijk bepaald dat misleiding door het vertonen van valse of vervalste papieren wordt aangemerkt als een van de gronden voor ontslag op staande voet. Let wel, ook al is hier sprake van dan rechtvaardigt dit niet altijd een ontslag op staande voet. Los van het feit dat bij een rechtsgeldig ontslag op staande voet allerlei formaliteiten in acht genomen moeten worden, zullen bij de beoordeling van de gerechtvaardigdheid van een ontslag altijd alle omstandigheden van het geval in aanmerking genomen moeten worden, zoals leeftijd, duur van het dienstverband, persoonlijke omstandigheden et cetera. 
Voor een werkgever kan dit mogelijk allerlei vervelende (gerechtelijke) procedures over ontslag en aansprakelijkheidskwesties tot gevolg hebben. Veelal worden dergelijke misstanden ook breed uitgemeten in de media, hetgeen weer kan leiden tot imagoschade van de organisatie.

Enkele tips

De Inspectie heeft aangekondigd dat zij steekproefsgewijs zal controleren of instellingen in de jeugd- en gezondheidszorg, maar ook detacherings- en uitzendbureaus, originele verklaringen in de personeelsdossiers aanwezig zijn. De Inspectie kan een aanwijzing geven en zelfs een bevel opleggen als blijkt dat de werkgever geen originele verklaring(en) in haar bezit heeft. 
Een werkgever dient zich bewust te zijn van haar onderzoeksplicht. Van een werkgever mag worden verwacht dat zij gerichte vragen stelt tijdens een sollicitatie, indien dit noodzakelijk is voor de beoordeling of de werknemer de functie zonder bezwaren kan uitoefenen. Dit laat onverlet dat op een werknemer in de regel ook een informatieplicht rust tijdens een sollicitatie, in die zin dat als een werknemer weet of had moeten weten dat bijvoorbeeld een strafrechtelijk verleden hem/haar ongeschikt maakte voor een functie dan dient hij/zij dit vooraf te melden.
Een werkgever is niet verplicht om een originele Verklaring omtrent Gedrag te bewaren. Hoewel het wel wordt geadviseerd om een origineel te bewaren, kan een werkgever in principe volstaan met een (digitale) kopie nadat zij deze op echtheid heeft gecontroleerd. Een werkgever kan een kopie niet controleren op echtheid. Een werknemer zal dus altijd een origineel moeten afgeven aan zijn/haar werkgever. Als u, als werkgever, twijfelt of een Verklaring Omtrent Gedrag echt is, dan kunt u hierover contact opnemen met Justis. Op de website van Justis (www.justis.nl) kunt u een opsomming vinden van een aantal echtheidskenmerken.
Aangezien een onterecht gegeven ontslag, al dan niet per direct, verstrekkende gevolgen kan hebben voor de werkgever, is het -onder een aantal strikte voorwaarden- een optie om in de arbeidsovereenkomst een zogenaamde ontbindende voorwaarde op te nemen. Een dergelijke ontbindende voorwaarde houdt -kort gezegd- in dat de arbeidsovereenkomst van rechtswege (dus: automatisch) eindigt als de noodzakelijke Verklaring Omtrent Gedrag niet door een werknemer kan worden overgelegd. Een dergelijke ontbindende voorwaarde houdt niet altijd stand. Het is daarom raadzaam om deze vooraf juridisch te laten toetsen.

Vragen?

Mocht u vragen hebben over deze materie dan wel over andere arbeidsrechtelijke kwesties, dan kunt u vanzelfsprekend contact opnemen met een van onze arbeidsrechtspecialisten.