You’ve got mail

Begin 2016 is er in de media veel aandacht besteed aan het onderwerp privacy op de werkvloer als gevolg van een uitspraak van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM).

De casus waar het EHRM zich over heeft moeten uitlaten, betreft de volgende. Een werknemer uit Roemenië stelt dat zijn recht op privacy is geschonden door zijn werkgever. De werkgever heeft aan de werknemer verzocht een Yahoo Messenger-account te openen voor zakelijk gebruik. Vanuit deze account heeft de werknemer een aantal privéberichten gestuurd. De werkgever is hier na een controle achter gekomen. Dit heeft geresulteerd in het ontslag van de werknemer aangezien privégebruik van de zakelijke account in strijd is met de binnen het bedrijf geldende bedrijfsregelingen.

Het EHRM overweegt in dit verband dat het niet onredelijk is dat een werkgever wil nagaan of zijn werknemers hun professionele taken uitvoeren gedurende werktijd. Daarbij komt dat er in deze zaak volgens het EHRM een redelijke balans is getroffen tussen het recht van de werknemer op de bescherming van zijn privéleven en correspondentie en het belang van werkgever. De Roemeense werkgever mocht in dit geval aldus de (zakelijke) e-mailaccount van de werknemer controleren.

Hoewel de berichtgeving anders doet voorkomen, is het maar de vraag wat voor impact deze uitspraak daadwerkelijk heeft op de rechtspraak in Nederland. Een werkgever zal immers niet uitsluitend de EHRM-toets moeten doorstaan, maar er moet eveneens zijn voldaan aan het nationaal geïmplementeerde EU-recht. In deze blog ga ik in op wat het voornoemde betekent en waar je als werkgever (in ieder geval) aan moet voldoen. 

Gerechtvaardigde inbreuk op de privacy?

Iedere werknemer heeft recht op privacy op grond van artikel 8 EVRM. Het versturen van e-mailberichten onder werktijd valt eveneens onder de reikwijdte van dit artikel. Een werkgever moet hier dan ook rekening mee houden. Het recht op privacy is echter niet absoluut. Onder omstandigheden kan een inbreuk op dit recht gerechtvaardigd zijn. Zoals eerder aangegeven, is het niet onredelijk dat een werkgever wil nagaan of een werknemer zijn werk uitvoert. Er is aldus sprake van een spanningsveld. Dit spanningsveld bestaat uit enerzijds het recht op privacy van werknemer en anderzijds het belang van werkgever om het e-mailgebruik te kunnen controleren.

De Hoge Raad heeft geoordeeld dat een inbreuk op de privacy van een werknemer gerechtvaardigd kan zijn wanneer is voldaan aan:

1. Het noodzakelijkheidscriterium: 
   Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat bekeken moet worden of de inbreuk een legitiem doel dient en of er een geschikt middel is ingezet om dat doel te bereiken;
2. Het proportionaliteitscriterium: 
   Het proportionaliteitscriterium ziet op de verhouding tussen het belang van de werkgever bij het bereiken van het beoogde doel en de inbreuk;
3. Het subsidiariteitscriterium: 
   Op grond van het subsidiariteitscriterium dient te worden beoordeeld of de werkgever (redelijkerwijs) het doel op een minder ingrijpende wijze had kunnen bereiken.

Bovenstaande impliceert dat een werkgever in principe de e-mail van werknemer slechts mag controleren indien het voor een werknemer kenbaar is dat een dergelijke controle kan plaatsvinden. Onder omstandigheden is het ook toegestaan de e-mail te controleren indien dit niet kenbaar is voor de betreffende werknemer. In dat geval moet er echter wel sprake zijn van zodanige omstandigheden dat er geen twijfel is dat een gerechtvaardigd doel wordt gediend en dat aan de proportionaliteitseis wordt voldaan.

E-mail- & internetbeleid

Het is gezien vorenstaande van belang een goed e-mail- en internetbeleid op te stellen en dit beleid na te leven. Een werkgever dient werknemers te informeren over in hoeverre persoonlijke communicatie is toegestaan en of er beperkingen gelden (en zo ja, welke). Mocht een werknemer (onverhoopt) een binnen het bedrijf geldende regel overtreden, dan moet de werkgever de werknemer hierop aanspreken.

Heeft u hulp nodig bij het opstellen van uw e-mail- en internetbeleid, dan kunt u hiervoor uiteraard contact opnemen met mij door te bellen naar 050 57 57 410 of te mailen naar a.zwarenstein@dehaanlaw.nl.