Subjectiviteit in de beoordelingssystematiek

Een vaak terugkerende discussie betreft de vraag naar de mate van objectiviteit van de beoordelingssystematiek bij aanbestedingsprocedures. Op basis van de beginselen van het aanbestedingsrecht is het uitgangspunt dat er sprake dient te zijn van een objectieve beoordelingssystematiek. Zonder enige mate van objectiviteit is het voor een afgewezen inschrijver immers onmogelijk om na te gaan om welke redenen niet hij, maar een ander de opdracht gegund heeft gekregen. Aanbestedende diensten zoeken vaak de grens tussen objectiviteit en subjectiviteit op. De Commissie van Aanbestedingsrecht heeft zich recentelijk over een dergelijke kwestie uitgesproken.

De Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) heeft op 1 oktober 2020 een nieuw advies uitgebracht over subjectieve beoordelingssystematiek. De CvAE geeft aan dat een aanbestedende dienst een subjectieve beoordelingssystematiek mag hanteren op het moment dat de toepassing daarvan voldoende wordt geobjectiveerd en de gunningsbeslissing een goede motivering bevat. Het advies is te raadplegen op de website van de CvAE.

Feiten en omstandigheden

Het ging in onderhavig geschil om een klacht van een ondernemer die in aanmerking wenste te komen voor de raamovereenkomst. De ondernemer had ingeschreven op een Europese openbare procedure voor “het op landelijk niveau beheren en onderhouden van fietsen door de inzet van fietsherstellers”. Volgens de ondernemer hanteerde de aanbestedende dienst een beoordelingssystematiek voor de kwalitatieve gunningscriteria die onvoldoende transparant en onvoldoende bepaald (te subjectief) was.

De inschrijvers moesten in het kader van de kwalitatieve gunningscriteria een plan van aanpak en een operationeel beheerplan indienen. De aanbestedende dienst gaf aan welke aspecten de plannen in ieder geval dienden te bevatten, maar er werd veel vrijheid gelaten aan de invulling daarvan.

Om vervolgens tot een score per kwalitatief gunningscriterium te komen, vindt de beoordeling van de plannen op de gevraagde aspecten integraal plaats aan de hand van een beslistabel. Relevante aspecten zijn onder andere: volledigheid ingediende documenten, alle aspecten behandeld, uitwerking aspecten SMART, overtuiging beoordelingsteam, en geboden meerwaarde op de gevraagde aspecten. 

Advies CvAE

De betreffende ondernemer vond dit onduidelijk. De mate van subjectiviteit was naar zijn mening te groot. De CvAE sluit zich niet aan bij de mening van de ondernemer. Volgens de CvAE is een dergelijke beoordelingssystematiek toegestaan, mits de toepassing daarvan zoveel mogelijk wordt geobjectiveerd. De volgende drie onderdelen zijn daarbij van belang:

1. In het kader van de objectiviteit is het van belang dat de inschrijvingen worden beoordeeld door meerdere beoordelaars (eerst individueel en vervolgens in consensus). In onderhavig geval waren er vijf beoordelaars die eerst individueel en daarna in consensus een beoordeling hebben gegeven, waardoor de aanbestedende dienst volgens de CvAE voldoende maatregelen heeft getroffen om subjectieve oordelen uit te sluiten;
2. De beoordelingssystematiek wordt op een gelijke wijze op alle inschrijvingen toegepast;
3. De aanbestedende dienst dient haar gunningsbeslissing zodanig te motiveren dat het voor inschrijvers mogelijk is om de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen en te controleren of de beoordeling de (voorlopige) gunningsbeslissing rechtvaardigt.

De CvAE accepteert de onderhavige beoordelingssystematiek. Omdat deze variant veel ruimte laat voor subjectiviteit, moeten volgens haar wel hoge eisen worden gesteld aan de motivering van de gunningsbeslissing. Ter illustratie: omdat vooraf niet concreet is aangegeven hoe een inschrijving een bepaalde score kan behalen, dient de gunningsbeslissing ook duidelijk te maken waarom en op welke onderdelen de plannen van de winnende inschrijver beter zijn dan de voorgestelde plannen van de afgewezen inschrijver.

Conclusie

Er lijkt aldus een ontwikkeling gaande te zijn waarbij enige mate van subjectiviteit in de beoordelingssystematiek stand kan houden. Dit geeft aanbestedende diensten de gelegenheid om aan inschrijvers indirect iets meer ruimte en vrijheid te bieden bij de invulling van bepaalde kwalitatieve gunningscriteria. Blijf echter wel alert! Hoe groter de mate van subjectiviteit, hoe groter de kans op bezwaren van afgewezen inschrijvers. Menig advocaat zal graag de strijd aangaan op dit onderdeel. Zoals in bovenstaande aangegeven, is de vraag in hoeverre enige mate van subjectiviteit al dan niet is toegestaan geheel afhankelijk aan de feiten en omstandigheden van het geval en de inhoud van de aanbestedingsdocumenten. 

NB. De CvAE heeft de taak om te bemiddelen tussen partijen bij klachten die verband houden met een aanbesteding. Het doel is om de kwaliteit van het plaatsen van overheidsopdrachten in Nederland te verbeteren. De adviezen zijn niet-bindend, maar in de praktijk wordt er doorgaans vanwege de kennis en expertise veel waarde gehecht aan de beoordeling door de CvAE.